Digitalizar los expedientes es el primer paso. Pero si simplemente escaneamos documentos y los guardamos en carpetas sin un sistema claro, hemos trasladado el caos del papel al ordenador. La organización de expedientes digitales requiere un sistema coherente, consistente y que todo el equipo entienda y respete.
Principios fundamentales para organizar expedientes digitales
- Un expediente, un lugar: Cada expediente debe tener un único lugar donde se almacena toda su información. Nada de copias en múltiples carpetas.
- Nomenclatura consistente: Define un sistema de nombres para los expedientes y los documentos, y aplícalo siempre. Por ejemplo: APELLIDO_NOMBRE_TIPO_AÑO.
- Estados claros: Cada expediente debe tener un estado visible (abierto, en trámite, pendiente, cerrado) para saber de un vistazo en qué punto está.
- Metadatos útiles: Añade información adicional a cada expediente (tipo, responsable, fecha de apertura, fecha de vencimiento) para facilitar la búsqueda y el filtrado.
Estructura recomendada para expedientes de gestoría
En una gestoría, la estructura de expedientes suele organizarse por tipo de servicio y cliente. Una buena estructura podría ser:
- Fiscal: IRPF, IVA, Impuesto de Sociedades, Declaraciones informativas
- Laboral: Contratos, Nóminas, Altas/Bajas SS, ERTEs, Despidos
- Mercantil: Constitución de sociedades, Modificaciones estatutarias, Cuentas anuales
- Extranjería: Residencia, Visados, Reagrupación familiar, Nacionalidad
Errores más comunes al organizar expedientes digitales
- Crear estructuras de carpetas demasiado profundas (más de 3 niveles)
- No definir un responsable para cada expediente
- No establecer fechas de vencimiento y alertas
- Mezclar documentos de diferentes expedientes en la misma carpeta
- No hacer backups regulares de los expedientes digitales
La ventaja de usar un software específico frente a carpetas en el ordenador
Un software de gestión de expedientes como AccioGest elimina todos estos problemas de raíz. Cada expediente tiene su propia ficha estructurada, con campos predefinidos, estados configurables y alertas automáticas. No hay que pensar en la nomenclatura ni en la estructura de carpetas: el sistema lo hace por ti.
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